Tips & Artiklar

Agreeing and disagreeing

In a negotiation it’s important to be able to state your position, act with confidence and show clearly whether you agree or disagree with your counterparts. It’s also important to show how strong that agreement or disagreement is.  And it’s also an advantage to be able to recognise the signals the counterparts are sending out to you.

Here’s an internal negotiation between the international Sales Managers John, Eva and Hans. They are sending signals to each other, that many non-native speakers would not understand – or be able to use. Let´s decode them for you! Look at the underlined phrases to see how they agree or disagree with each other and send those signals.

John: Right, the next point on our agenda is the arrangements for the Trade Fair in London. How big should our stand be and how many of the Sales Department are needed to man it?

Eva: We don’t want to make the same mistake as last year and have more staff than potential customers, do we?

Hans: I don’t see it that way. We need the possibility to deal with several people at once.

Eva: Yes, but on the other hand we have to think of the costs.

John: I tend to agree with you there Eva. How many were we last year?

Hans: Ten I think – but I can’t help feeling we need about the same number again.

John: I can see your point of view but remember it’s proposed we’ll have a slightly smaller stand this year.

Hans: How big?

Eva: I suggested fifty square metres rather than seventy.

Hans: No way!  That’s much too small.

John: I’m afraid we’ve got to cut costs.

Hans: I accept that but isn’t this false economy.

Eva: No, I don’t think so. Actually we’ve got to save 10% on this year’s budget.

John: Absolutely. That’s right. I’m sorry.

Hans:  Well, I have reservations about this approach but it seems I have to go along with it.

Eva: Look, I share your concerns but that’s the position.

John: And in principle I agree with you too. Perhaps we can change it back next year.

Hans: Ok. I’m not totally convinced but I’ll go along with the decision.

If you analyse the language the three people used you can see that they expressed their agreement at different levels.

Occasionally they showed strong agreement or disagreement:

“No way!” “Absolutely” “That’s right”. Sometimes it’s necessary to be firm and very direct – if you feel strongly about an issue. Or you may know the other people very well and do not need to be too polite.

At other times the agreement or disagreement was more neutral:

“I don’t see it that way” “But on the other hand” “I’m afraid” “I don’t think so”. This more neutral approach allows for a pragmatic discussion without strong feelings being shown or causing offence.

And sometimes the agreement or disagreement was mild:

“I tend to agree with” “I can’t help feeling” “I can see your point of view”, “I accept that but”…, ”I have reservations about…,”I share your concerns”, “In principle I agree with you”, “I’m not totally convinced”, “I’ll go along with the decision”.

This kind of expression is used when you think someone’s feelings may be hurt or when you don’t feel very strongly about the question under discussion.

Eva and Hans also used “red light” signals to warn the listener that some negative information was coming next: “Actually” and “Well” act like this.  Some other examples are: – “In fact” “To be honest” “With respect” and “Frankly speaking.”

 Giving a clear indication of the strength of your opinions helps your counterpart understand your position more clearly. You should also get used to listening carefully to the language they use too. It helps you to put yourself in your counterpart´s shoes and understand what they see as important for themselves.

Test

Decide whether the following statements are agreement or disagreement and then whether they are strong, neutral or mild. Remember that in reality tone of voice and the relationship between people can influence this.

1. I disagree entirely.
2. I accept that.
3. That’s for sure.
4. I’ve got a different opinion.
5. I completely agree.
6. I’m not sure about that.
7. I don’t think so.
8. I agree with you there.
9. Are you kidding?
10. I tend to agree.

För många år sedan träffade jag Karin när hon gick en kurs i Ledarskap som vi genomförde. Hon gjorde ett starkt intryck redan då, stack ut. Hon hade en alldeles speciell energi, var positiv, öppen, nyfiken och vänlig. Samtidigt som hon var klartänkt och hade en tydlig värdegrund, som hon lugnt stod upp för. Hon lyfte hela gruppen. Liksom smittade av sig.

Vi höll kontakten efter kursen, det kom ett mail någon gång då och då, med en fråga eller en länk till en artikel eller en kort lägesrapport om något hon var nöjd eller stolt över i sin organisation. Det kom att bli början på en lång relation. När hon gick in i en ny organisation och fick mera ansvar tog hon in oss som seminarieledare, och vårt samarbete fördjupades. Under alla dessa år har det slagit mig att hon är en ovanlig person – hon har förmågan att hitta ett ljus i tunneln, se möjligheter och locka fram människors bästa sida. Hon är en omtyckt, uppskattad och klok ledare. Jag har alltid undrat hur man blir så som hon. För det beror inte på att hon har åkt på en räkmacka genom livet, tvärtom.

Idag vet jag hur man får den där livsinställningen hon har, som gör att man har energi och glädje i det man gör, och som bär en genom svåra stunder. Det kallas för priming-effekten. Det var Karin som fick polletten att trilla ner hos mig, att jag gjorde kopplingen mellan teori och praktik. Hon fick det att låta så enkelt. Och tack vare henne har jag börjat göra något som jag verkligen har glädje av.

Så här var det: Karin och jag satt och åt lunch och pratade om en situation som hade dykt upp. Efter att ha gått igenom det hela och lagt upp en handlingsplan, tittade hon upp, log och sa: ”Det här kommer att bli bra! Mina medarbetare kommer att vara med på tåget och hantera det här galant!”

Då sa jag: ”Hur komplext eller svårt det än är kan du alltid se det positiva, se en lösning och tro på andra människor. Hur tusan gör du egentligen?”

Då skrattade hon till, blev först tyst, tittade sen upp, log lite och sa:

”Jag ska berätta en sak. Jag brukar inte prata om det här, men det är något jag gör varje morgon, när jag vaknar. Jag ligger kvar i sängen, blundar, och så tänker på 3×3 saker.”

• ”Först tänker på 3 saker jag är tacksam för i mitt liv. Stort som smått. Ibland samma saker som tidigare, ibland nya. En person, något som har hänt.”
• Sen ber jag en bön för 3 personer. Jag tänker intensivt på dem, skickar ut energi i universum. Någon som är sjuk, någon som behöver en vändning.”
• ”Sist tänker jag på 3 saker jag vill uppnå idag. En uppgift, ett viktigt möte, ett samtal eller något jag vill ta tag i.”

”Sen går jag upp och lagar frukost. Och är på gott humör och vet vad jag vill göra med min dag.”

Jag tittade på henne och sa: ”Du är verkligen fantastisk. Jag menar det. Du har en positiv syn på tillvaron, glädje och tillförsikt. Samtidigt som du har ett mål och en mening med livet, en känsla av att du gör något viktigt, och att det kommer att gå bra. Och du skapar det själv genom din ritual vare morgon. Tre minuter varje morgon. Du får det att låta så enkelt. Vet du vad du faktiskt gör? Det kallas för priming.”

Då var det hennes tur att se häpen ut. “Vad hette det sa du?”

Och så berättade jag om priming-effekten.

”Hjärnan skapar motorvägar för det som man ofta tänker på. Man har sett i PET-scan undersökningar att det blir extra starka kopplingar mellan olika centra i hjärnan som aktiveras av det man riktar sin uppmärksamhet mot. Det här gör också att hjärnan automatiskt styr ens uppmärksamhet mot mera av det man ofta tänker på.”

”Det var som katten”, sa hon.

”Japp”, sa jag. Och så blir det en förstärkning, hela tiden: det man tänker på fokuserar man på. Man ser mera av det runt omkring sig, på jobbet, i livet, man letar efter det, lockar fram det hos andra, söker sig till det. Och sorterar bort det som hjärnan inte upplever som primärt fokus. Det är så minnen, kunskap och ens inre bilder skapas. Och vår bild av tillvaron.”

”De senaste 10 åren har kunskapen om psykologi och beteendevetenskap gått framåt med stormsteg. Bland annat tack vare just PET scan-tekniken, där psykologer kan se vad som händer i hjärnan i olika situationer. Bl.a. kan man studera neurokemiska processer som är involverade i missbruk. Man har också sett att när man tänker på något bildas det kopplingar, synapser, mellan olika nervceller och centra i hjärnan, och dessa olika centra samverkar, bidrar med information, ger en helhetsbild och gör att man blir bättre och bättre på att snabbt skapa sig en uppfattning och ta beslut. Det är ganska fantastiskt.”

”Och det är grunden i det som kallas för priming-effekten.”

Jag var tyst en stund. Sen sa jag:

”På gott och på ont. Och det är där ens eget val kommer in i bilden. Och medvetenhet. Om man väljer att tänka på allt gott som finns omkring en, ser allt som faktiskt fungerar bra, ser människors positiva sidor och gläds åt sina fina medarbetare. Eller om man tänker på allt som inte fungerar, problem, oförrätter och motarbetare. Om man tänker på Trump eller Obama när man pratar politik. Om man är tacksam för det man har eller avundsjuk eller arg för det man inte har. Är stolt och nöjd för det man är eller alltid jämför sig med någon annan som är bättre.”

Då skrattade hon och sa: ”Jösses, vad du blev djup av dig! Men ja, det är ju så enkelt det är! Man blir det man tänker på. Inget konstigt!”

”Mmmm”, sa jag. ”Det gäller att ha koll på sina tankar. Trumps retorik går ut på att missbruka priming-effekten, kidnappa folks tankefokus. Det man tänker är ju för tusan skillnaden mellan krig och fred, nyckeln till överlevnad för mänskligheten. Finns det något kaffe på det här bygget?”

Och sen den där lunchen har jag en ny morgonritual.

//Anne Neppare, Cognosis

Jag var och hälsade på en god vän i Madrid, vi promenerade i en bergsby utanför stan en varm höstdag. Vi pratade om allt möjligt, vad som har hänt sen vi sågs sist, läget i Spanien, i Sverige, hur det var med gemensamma vänner. Så blev han plötsligt tyst. En sån där tystnad när man förstår att man ska vänta och inte börja prata själv.

Så säger han: ”Resiliens är nyckeln till allt. Förmågan att komma igen, återhämta sig vid motgångar och bakslag.” Och så blir han tyst igen. Vi går några minuter. ”Och det är just det jag inte har. Men desperat behöver. När man en dag ramlar ner i ett svart hål och allt verkar övermäktigt. Låneräntan rusar, ekonomin är pressad, varmvattenberedaren går sönder och taket börjar läcka samtidigt. Och livet känns meningslöst. Och man vet inte vad man ska ta sig till. Har det hänt dig någon gång?” frågade han.

Det här var en ovanlig situation, i vanliga fall är det tvärtom – att det är jag som får goda råd av honom. Jag förstod att han var plågad och mådde dåligt på allvar bakom den glättiga ytan. Här gällde det att vara varsam och gå försiktigt fram. Inte komma med klämkäcka tillrop om att gaska upp sig. Jag tänkte efter någon minut och kom ihåg den viktigaste regeln: ”Börja där den andra befinner sig.”

Så jag sa: ”Absolut. Jag har varit i det där svarta hålet. Och när man är där blir man helt handlingsförlamad. Innesluten i sig själv. Slutar prata. Och sjunker djupare och djupare.”

Efter några långa minuter sa han: ”Ja.” Sen blev det tyst igen. Och jag hade vett att låta det vara tyst. Länge.

”Det här är märkligt”, sa han när han väl började prata igen. ”Jag har hela mitt liv föreläst om kommunikation och psykologi över hela världen, har lätt att uttrycka mig, är tränad att mentalisera, sätta ord på känslor och reaktioner, är en erfaren coach och har en djup kunskap inom mitt område. Och nu har jag inga ord, mina tankar är som flugor som surrar runt utan mål och jag kan inte sova, har ont i leder och magen och överallt.” Och så tittade han på mig med ögon som svarta brunnar.

”Jag vet”, sa jag. ”Bara att du säger det högt är ett gott tecken. Det låter som att du har nått botten på det där djupa hålet. När man väl är där så kommer det att vända.” Jag förstod att precis nu var han i ett läge där han började kunna få kraft att ta sig upp igen. Och då är det regel nummer två som gäller: Ge inte råd. Ställ frågor. Hjälp till självhjälp. Så jag frågade försiktigt: ”Vad är värst?”

Och så började vi prata om saker vi aldrig hade berört tidigare, och fortsatte till långt in på natten. Jag ställde frågor, lyssnade, delade med mig av egna upplevelser. Jag visste att i det här läget går det inte att komma med lösningar – jag måste vänta tills han är redo att själv kunna sätta ord på vad han behöver göra. Hitta sin egen viljestyrka. Till slut, sent på natten, vågar jag äntligen tillämpa regel nummer 3: Få honom att sätta ord på sin egen målbild. Så jag ställde frågan: ”Hur skulle du vilja att det var? Hur skulle det vara för att du skulle må bra och vara nöjd med livet?”

Och då var det som att han vaknade upp ur en mardröm, han tittade på mig med en helt ny energi och log lite svagt. Sen sa han: ”Jag måste lösa mina ekonomiska problem. Jag ska leta efter en hyresgäst till min gäststuga. Och jag ska ringa min kontakt och säga att jag är intresserad av rollen som ordförande som jag fick frågan om. Om de fortfarande vill ha mig. Och så ska jag ringa rörmokaren imorgon och sen fråga om min granne har tips på någon som kan fixa taket.” Sen tog han fram papper och penna och började skriva en lista.

Och så sa han: ”Resiliens är nyckeln till allt. Att kunna ta sig upp ur det svarta hålet. När det känns som att man är i en glasburk full med skit och tankarna är som flugor som surrar runt runt djupt ner i den där glasburken. Det som ingen annan kan förbereda en på, som man bara drabbas av. Jag tror att du har hjälpt mig att skruva av locket på skitburken, Anne!”

Dagen därpå var han full av energi och började steg för steg göra det han hade skrivit på sin lista medan jag sov. Ett år senare har han renoverat sin gäststuga, har en permanent hyresgäst som är en världsberömd fotomodell och betalar en astronomisk hyra som mer än väl har räckt till en ny varmvattenberedare och ett nytt tak. Och min gode vän är nu styrelseordförande för en ideell organisation och älskar sitt jobb. Det får mig att le.

//Anne Neppare

Hur du snabbt läser av andra

och anpassar din kommunikationsstil och dina argument rätt

Att snabbt kunna läsa av en annan person är helt avgörande i en förhandling. Men inte bara där – i alla möten har du en klar fördel av att förstå hur du ska lägga fram saker för att få din kollega, medarbetare, chef eller kund med på noterna. De tecken du ska leta efter är två faktorer som visar vilken frekvens du ska lägga dig på, vilka argument du ska använda och hur du ska lägga upp det hela.

Den första faktorn märker du inom några minuter, bara du är uppmärksam och lyhörd. Den handlar om hur den du pratar med naturligt förhåller sig i sin relation med dig. Det är lite som mental tango – ställ dig frågan: ”Är detta en person som vill följa eller föra?”

En person som ”följer” känner du igen på att han/hon:

• Har en mycket god ögonkontakt med dig
• Har ett öppet, intresserat ansiktsuttryck
• Är lyhörd, vänlig, hänsynsfull, börjar med ”social smalltalk”
• Frågar hellre än påstår
• Väntar in dig, är lugn, låter dig ta stafettpinnen

En person som ”för” känner du igen på att han/hon:

• Har en hög energi, har lite bråttom
• Rätt snabbt går in på sakfrågan
• Har en klar åsikt
• Tar upp hur han/hon ser på saken, påstår, argumenterar
• Tar tag i agendan, tar stafettpinnen.

Tänk dig en linje, där du kan ”mappa in” den du pratar med antingen i ena ytterkanten, mot vänster eller höger eller lite mera mot mitten:

Följer —————————————— För

Den andra faktorn kommer du att behöva lite tid för att känna av. Du måste diskutera något med honom/henne, närma dig sakfrågan. Den handlar om hur den du pratar med naturligt tar in information och kommer fram till beslut. Ställ dig frågan: ”Är detta en person som går på fakta eller magkänsla?”

En person som går på fakta känner du igen på att han/hon:

• Är ganska neutral i sitt kroppsspråk när ni kommer in på sakfrågan. Vänder bort blicken, mot papper eller annat.
• Frågar efter siffror, underlag, källa, evidens, historik.
• Validerar, ifrågasätter din idé.
• Tar upp vad som kan gå fel, risker, svaga punkter.
• Vill ha betänketid.

En person som går på magkänsla känner du igen på att han/hon:

• Inleder gärna med en fika, för att abrupt byta till sin yrkesroll, och ta upp sakfrågan.
• Lyssnar några minuter, avbryter dig sen med en kontrollfråga eller annan infallsvinkel.
• Vill se helheten, visionen, idén, slutmålet, de stora dragen.
• Tänker fort, pratar fort, bidrar med egna idéer, lätt ostrukturerat.
• Snabbt fattar beslut, bestämmer sig om han/hon är för eller emot, gillar eller ogillar din idé – och dig…

Tänk dig en linje, där du kan ”mappa in” den du pratar med antingen i ena ytterkanten eller lite mera mot mitten, på en vertikal linje:

Fakta

I

I

I

I

I

I

Magkänsla

Ta nu och kombinera de två axlarna, och du har med stor säkerhet fått fram vilken frekvens, vilken kommunikationsstil, du ska ha för att få honom/henna att lyssna på dig och hålla med om det du säger. Du kan mappa in fyra olika arketyper:

• Analytiker
• Relationsorienterad
• Målinriktad
• Visionär

Och nu vet du bra mycket bättre hur du ska agera när du lägger fram förslag för honom/henne:

Analytiker (faktabaserad, följer):     

Håll dig till fakta

Ha en agenda

Ge betänketid

Agera professionellt.

Målinriktad (faktabaserad, driver):    

Kom till saken fort

Ge snabba, raka svar

Följ hans/hennes agenda

Agera följsamt.

Relationsorienterad (faktabaserad, följer):

Social smalltalk!

Följ deras logik

Garantera att det blir bra

Agera personligt.

Visionär (faktabaserad, driver):   

Fokusera på helheten, målet

Respondera på deras idèer

Ha hög energi

Agera med säkerhet.

Kan du mappa in din kollega eller chef här? Din kund? Din närmaste medarbetare? Då har du börjat använda verktyget! Då är nästa steg att fundera igenom ditt upplägg innan nästa möte med honom/henne!

Om du vill lära dig mera om hur du ska läsa av människor, och träna dig att kommunicera, förhandla och presentera, är du välkommen till våra öppna kurser på Ulfsunda Slott. Oavsett vilken kurs du väljer, kommer du att bli tränad av skickliga och tuffa kursledare med glimten i ögat och målet att lyfta dig maximalt!

Givetvis kan vi genomföra våra kurser som en företagsanpassad utbildning, både på svenska och engelska.

Övning ger färdighet… Lycka till!

© COGNOSIS AB