Förhandlingsproffsens stalltips om psykologin i en förhandling

I mitt jobb som föreläsare i Förhandlingsteknik har jag under årens lopp haft förmånen att få jobba med många skickliga förhandlare, i olika roller – chefer, kundansvariga, säljare, kategorichefer, inköpare, projektledare. De brukar utmärka sig i sina organisationer och vara förebilder. De vet hur de ska hantera en känslig situation med en kund eller i ledningsgruppen, de kommer in med positiv tillförsikt och får alla att lugna ner sig, tro på varandra och hitta en lösning tillsammans. Deras styrka är problemlösning och win-win förhandlingar. En del av dem har också förmågan att stoppa konflikter innan det övergår i maktförhandling, ställningskrig, underminering, ultimatum och hot.

Det de har gemensamt är att de verkar ha ett väderkorn, en instinkt för hur man ska agera i en viss i situation, vad man ska säga eller göra – och framför allt vad man inte ska säga eller göra. I kombination med att de har kontroll på sina egna känslor. De blir alldeles lugna, klartänkta och fokuserade. Lågaffektivt bemötande kallas det för. Det gör att de kan vara oberörda när temperaturen stiger. Och påverkar alla andra så att man sansar sig, blir realistisk och börjar lyssna på sakskäl och förstå argumenten.

De kliver in när något verkligen har ställts på sin spets, när mycket står på spel och det handlar om en stor affär, att förlora ett stort avtal eller att ledningsgruppen är splittrad. När det är helt avgörande att tänka sig för innan man agerar. De brukar inte skryta, kanske inte ens kalla det de gör för ”förhandling”, utan brukar säga saker som ”vi hade ett bra möte”. De är ovärderliga i sin organisation.

Det är en förmån att få jobba men dem, ett hedersuppdrag att få utbilda dem och en stor glädje att få backa upp dem.

De är bra bollplank i olika situationer internt, hjälper sina kolleger, har ofta goda råd eller valspråk som citeras av folk omkring dem. Här får du några av deras riktlinjer, valspråk och råd. Jag tror några av er kommer att känna igen era kolleger här – och er själva också.

1. Säg inte ja till första budet. Även om det är bättre än du hade hoppats på. Första budet är en spelöppning, en signal och en invit. Säg: ”Det måste jag fundera på”. Återkom sen med ett motbud.
2. Om motpartens första bud är ett skambud, bemöt det inte. Ignorera det.
3. Se till att ditt första bud är tillräckligt högt/lågt för att ge utrymme för kompromisser. Motivera det – sakligt, logiskt och respektfullt. Hitta ett riktmärke, t ex ett index, praxis eller jämförelse som motiverar din nivå.
4. Gör aldrig ensidiga eftergifter. Kräv något i gengäld när du går med på motpartens krav/bud.
5. Se till att motparten behåller ansiktet. Under och efter förhandlingen. Om du faller för frestelsen att triumfera eller gå runt och berätta att du lyckades få ett mycket bättre avtal än du hade hoppats på och det kommer fram till motparten – och det gör det alltid – kommer det att komma efterverkningar. I värsta fall en hävning. Och ditt förtroendekapital är för alltid förbrukat.
6. Den som visar känslor först i en förhandling förlorar. Ett känt citat från en av de skickligaste förhandlarna jag har träffat på. Håll huvudet kallt, håll dig till kärnfrågan, håll din argumentation saklig. Ditt uppdrag som förhandlare är att hitta ett upplägg eller en affärsmodell som går i lås. Oavsett hur aggressivt eller fult motparten spelar, om det kommer osanna påståenden, respektlöst agerande, påhopp, hot eller skambud. Om du ger efter för din lust att trycka till motparten kommer det att leda till ett motangrepp – och till slut blir det personligt. Då har du förlorat.
7. Acceptera – förändra – lämna? Ditt slutliga val när allt ställs på sin spets.
   När du sitter i en situation där ni håller på att gå in i en konflikt – motparten kommer med ett oskäligt krav, ett tillägg eller agerar på ett sätt som inte är vad ni har kommit överens om – sansa dig. Du vinner inte på att bli upprörd och du har inte råd att bli förvirrad. Bestäm dig för ditt val:
   – Acceptera. Om du har dåligt förhandlingsläge, bida din tid. Skaffa dig under tiden andra utvägar och återuppta förhandlingen när du har en starkare position, andra alternativ.
   – Förändra. Byta arena, tänk i nya banor. Ta upp en diskussion om en annan affärsmodell, vinstdelningsmodell, incitament eller annan avtalsform.
   – Lämna. Om du kommit till din smärtgräns, försökt kompromissa och visat god vilja men motparten inte ger något tillbaka, och alla utvägar är uttömda: lämna förhandlingen/affären/situationen. Kliv av (om du har ett annat alternativ). Men gör det snyggt. Du vet aldrig var du möter din motpart igen.

Till alla er jag har träffat under årens lopp – tack för era inspel , diskussioner och erfarenheter ni har delat på våra seminarier och möten. Jag kommer ihåg er! Och jag är grymt stolt över er. May the force be with you.

//Anne Neppare, Cognosis